Rekisteriseloste

Rekisteriseloste (Syöpärekisteri)

Hyväksytty syöpärekisterin johtoryhmän kokouksessa 9.3.2015

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

  • Rekisterinpitäjä
  • Rekisterin vastuuhenkilöt
  • Muut rekisterin asioita hoitavat henkilöt
  • Rekisterin nimi
  • Rekisterin pitämisen peruste
  • Rekisterin käyttötarkoitus
  • Rekisterin tietosisältö
  • Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
  • Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
  • Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjausoikeus
  • Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä

Nimi: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Postiosoite: PL 30
Postinumero: 00271 Helsinki
Käyntiosoite: Paciuksenkatu 21, Helsinki
Puhelin: 029 524 6000

Rekisterin tekninen ylläpitäjä

Nimi: Suomen Syöpäyhdistys ry.
Postiosoite: Unioninkatu 22
Postinumero: 00130 Helsinki
Puhelin: 09 135 331
Sähköposti: kirjaamo at cancer.fi

Rekisterin vastuuhenkilöt

Nimi: Anni Virtanen
Virka-asema: rekisterivastaava 
Toimi: Suomen Syöpärekisterin vastaava lääkäri
Osoite: Unioninkatu 22
Postinumero: 00130 Helsinki
Puhelin: 050 467 7351

Nimi: Nea Malila
Virka-asema: rekisterivastaavan sijainen
Toimi: Suomen Syöpärekisterin johtaja
Osoite: Unioninkatu 22
Postinumero: 00130 Helsinki
Puhelin 050 305 5730
 

Nimi: Liisa Pylkkänen
Virka-asema: rekisterivastaavan sijainen 
Toimi: Suomen Syöpäyhdistyksen ylilääkäri
Osoite: 
Postinumero: 
Puhelin: 

 

Muut rekisterin asioita hoitavat henkilöt

Nimi: Tiina Hakanen
Tutkija
Puhelin: 046 920 7876

Rekisterin nimi

Syöpärekisteri, jonka osana ovat rintasyövän ja kohdunkaulansyövän joukkotarkastusrekisterit

Rekisterin pitämisen peruste

Lakisääteinen rekisteri

Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008)
Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989)
Asetus terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (774/1989) ja sen muutokset
Henkilötietolaki (523/1999)
Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
Valtioneuvoston asetus seulonnoista (339/2011)
THL:n ja Suomen Syöpäyhdistyksen välinen sopimus 13.8.2009, joka on uusittu 2.2.2011, 9.1.2012 ja 18.12.2012.

Rekisterin käyttötarkoitus

Syöpärekisteriin talletetaan THL:lle laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi syöpätautien esiintyvyyden, ennalta ehkäisyn, varhaisen toteamisen, hoidon ja lääkinnällisen kuntoutuksen sekä palveluiden käytön kannalta tarpeelliset tiedot.

Tietoja kerätään vain tilastointia ja tieteellistä tutkimusta varten.

Rekisterin tietosisältö

Syöpärekisteriin rekisteröidään Suomessa asuvat syöpään sairastuneet henkilöt ja valtakunnallisten joukkotarkastusten kohdeväestön tiedot.
Talletettavat tiedot käsittävät potilaan henkilötiedot, syöpää koskevat tiedot, kuolintodistustiedot sekä rintasyövän ja kohdunkaulansyövän joukkotarkastuksia koskevat tiedot. Tiedot on määritelty liitteenä olevassa Lääkintöhallituksen ohjekirjeessä Nro 6/1990 (DNo 4776/02/90) ja Stakesin ohjeita ja luokituksia 2004:6:ssa.

Syöpärekisteri

Kliininen ilmoitus:
Tunnistetiedot
- henkilötunnus
- nimi
- sukupuoli
- asuinkunta

Kasvainta koskevat tiedot
- lähtöelin (sijainti)
- toteamisaika
- levinneisyys
- primaarihoito (leikkaus, sädehoito, sytostaattihoito, hormonihoito, muu hoito)

Ilmoittajalaitos

Laboratorioilmoitus:
Tunnistetiedot
- henkilötunnus
- nimi
- sukupuoli

Kasvainta koskevat tiedot
- lähtöelin (sijainti eli topografia)
- histologinen tyyppi (morfologia)

Näytettä koskevat tiedot
- näytteen laatu
- tutkimuspäivä
- näytteen tutkinut patologi

Ilmoittajalaboratorio

Muut tiedot:
- henkilön asuinkunta syövän toteamisvuoden alussa
- henkilön sosioekonominen asema, pääasiallinen toiminta, koulutus
- maastamuutto- ja maahanmuuttoaika
- kuolinaika, -paikka ja -syy

Joukkotarkastusrekisteri

Tunnistetiedot (joukkotarkastusten kohdeväestölle):
-henkilötunnus
-nimi
-osoite
-asuinkunta

Taustatiedot:
-siviilisääty
-henkilön sosioekonominen asema, pääasiallinen toiminta, koulutus
-äidinkieli

Kutsutiedot:
-kutsuvuosi
-kutsukunta
-kutsun syy (ikäryhmäkutsu; kontrollikutsu)

Seulontatiedot:
-osallistumisen ajankohta
-esitiedot (oireet tai aiemmat löydökset)
-seulontatulokset (mammografian tai irtosolunäytteen tulos)
-jatkotutkimustulokset (toimenpiteet, ajankohta)
-lopullinen jatkotutkimusdiagnoosi (histologia) 

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Terveydenhuollon viranomaiset ja laitokset sekä terveydenhuolto- ja farmaseuttiseen henkilöstöön kuuluvat ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä antamaan maksutta THL:lle asetuksella säädettävät laissa terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) tarkoitettuihin henkilörekistereihin talletettavat tiedot hallussaan olevista asiakirjoista ja rekistereistä.

Syöpäpotilaiden asuinkuntatieto sekä maastamuutto- ja maahanmuuttotiedot saadaan Väestörekisterikeskuksesta (VRK tietolupa 632/410/12)
Joukkotarkastusrekisterin seurantatiedot ja joukkotarkastusten kohdeväestön tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksesta (VRK myöntämät tietoluvat erikseen kohdunkaulasyövän seulonnan poiminnoille, riskiryhmien osoitepäivitykselle ja rintasyövän seulonnan poiminnoille) 
Sosioekonomista asemaa, ammattia ja koulutusta koskevat tiedot sekä kuolintiedot saadaan Tilastokeskuksesta (sopimus TK-52-1641-14 ja käyttölupa TK-53-1258-13).

Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus

Rekisterin henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi lain terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 4 §:n perusteella. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten siten, kuin lain terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 4§:n määräyksissä ja henkilötietolain (523/1999) 2–4 luvuissa erikseen säädetään. THL voi myöntää luvan henkilötietojen luovuttamiseen tieteellistä tutkimusta varten kuultuaan asiassa rekisterivastaavaa ja tietosuojavaltuutettua. Tilastokeskus voi myöntää luvan sosioekonomista asemaa, ammattia ja koulutusta koskevien henkilötietojen luovuttamiseen tieteellistä tutkimusta varten.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjausoikeus

Koska kyseessä on lakisääteinen tilasto- ja tutkimusrekisteri eikä rekisterissä olevia henkilötietoja saa luovuttaa tai käyttää rekisteröityjä koskevassa päätöksenteossa, syöpärekisteri ei informoi tietojen käsittelystä rekisteröityjä. Rekisteröidyillä ei myöskään ole tarkastus- eikä virheen korjausoikeutta rekisterissä oleviin tietoihin.

Evätessään tarkastuspyynnön rekisterinpitäjä antaa kirjallisen todistuksen, jossa on mainittuna ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty.

Peruste: Henkilötietolaki (523/1999)

Rekisterin suojauksen periaatteet

Syöpärekisterissä olevat henkilötiedot ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain (556/1989) 4 §:n mukaan salassa pidettäviä.

Syöpärekisterissä henkilötietoja on sähköisinä ja paperisina syöpä- ja joukkotarkastusilmoituksina sekä paperisten ilmoitusten mikrofilmattuina ja skannattuina arkistotallenteina.

THL:n luvalla (ilman erillistä tutkimuslupaa) pääsy yksilöityihin rekisteritietoihin on rajattu rekisteriä ylläpitävälle henkilökunnalle, johon kuuluvat syöpärekisterin vastaava lääkäri, syöpätietojen tallentajat ja koodaajat, rekisterin laaduntarkkailusta vastaavat henkilöt sekä IT-henkilöstö. Kaikki kyseiset henkilöt ovat allekirjoittaneet elinikäisen vaitiolositoumuksen.

 

Sähköisessä muodossa tiedot ovat erillisillä suojatuilla palvelimilla. Rekisteritietojen käsittely edellyttää pääsyä organisaation sisäverkkoon sekä työasemakohtaisen ja tietokantoja suojaavan salasanan tuntemisen. Salasanat ovat henkilökohtaisia. Käyttöoikeuksia ja pääsynhallintaa valvotaan keskitetysti. Kullakin henkilöllä on pääsy vain työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömiin tietoihin ja toimintoihin.

Paperi-ilmoituksia ja fyysisen tallennusmedian välityksellä tulleita sähköisiä ilmoituksia säilytetään lukituissa kaapeissa tallennuksen ja koodauksen ajan, jonka jälkeen ne siirretään asianmukaisesti lukittuihin arkistotiloihin. Tietokannat varmistetaan päivittäin ja kerran kuukaudessa varmuuskopiot viedään pankkiholviin. Varmuuskopioita säilytetään puoli vuotta, paitsi vuoden alun tilanne, joka säilytetään pysyvästi. 

Mikrofilmattu aineisto säilytetään arkistossa ja aineiston (vuodet 1952 – 2001) varmuuskopiot on siirretty THL:n päätearkistoon vuonna 2007. Vuoden 2001 jälkeen aineistoa ei ole mikrofilmattu. Kaikki vuoden 2001 jälkeen saapuvat paperiset syöpäilmoitukset arkistoidaan joko paperisena tai  skannattuina tiedostoina. Alkuperäiset paperiset ilmoituslomakkeet tuhotaan skannauksen jälkeen tietoturvallisella tavalla.

Syöpärekisterin tiloihin johtavat ovet on lukittu ja kulunvalvonnan alaisia myös virka-aikana. Kiinteistössä on tallentava kameravalvonta. Vierailijat kirjataan ja otetaan vastaan henkilökohtaisesti eikä ulkopuolisilla ole vapaata käyntiä rekisterin tiloissa.

Liitteet

- Lääkintöhallituksen ohjekirje Nro 6/1990. Ilmoitus syöpärekisteriin syöpätapauksesta (DNo 4776/02/90)
- Kliininen syöpäilmoituslomake
- Laboratorion syöpäilmoituslomake

- Stakesin ohjeita ja luokituksia 2004:6. Ilmoitus rintasyövän ja kohdunkaulansyövän joukkotarkastuksista

Ohjeita seulonnoista
- Kohdunkaulan syövän seulontalomake
- Rintasyövän seulontalomake